Добрый день, уважаемые читатели! Оптимизация расходов бизнеса — важный фактор для развития своей фирмы. Часто предприниматели пытаются сэкономить, особо не задумываясь, из-за этого часто страдает продукция или клиенты (если вы оказываете услуги). Но ведь оптимизация расходов — это не просто экономия!!! Это грамотное перераспределение расходов, а также грамотное распределение трат. Очень рекомендую вам уделить этой части вашего бизнеса особое внимание, для этого изучайте сегодняшнюю статью.
Навигация по странице
- 1 Что такое план оптимизации расходов на предприятии малого бизнеса
- 2 Как уменьшить расходы на мобильную связь: советы экспертов
- 3 Как разумно оптимизировать корпоративные расходы на персонал
- 4 Мероприятия по оптимизация расходов предприятия и снижение себестоимости
- 5 Оптимизация работы транспорта: методы и решения логистики
Что такое план оптимизации расходов на предприятии малого бизнеса
Оптимизация расходов бизнеса – мероприятие крайне ответственное. Главное здесь – правильно расставить приоритеты и выбрать, на чем именно вы будете экономить. Один из универсальных способов оптимизации расходов малого предприятия – внедрение автоматизированных систем управления различными сферами предпринимательской деятельности.
Модули представляют собой онлайн программы, доступ к которым осуществляется через логин и пароль. Доступ может быть произведен не только с рабочего компьютера, но с любого устройства, имеющего выход в Интернет – в этом принципиальное отличие нашего продукта от встраиваемых решений, например, всем известного 1С:Предприятие.
Для начала, если вы сомневаетесь в целесообразности внедрения корпоративной информационной системы полного функционала, попробуйте отдельные модули.
- Рули24 Бизнес процесс – эффективный способ уменьшить количество времени, затрачиваемое на стандартные операции, которые являются рутинной частью повседневной деятельности. Программа в автоматическом режиме будет передавать цепочки заданий для каждого сотрудника, следить за нагрузкой, перераспределять ее, оповещать обо всех важных событиях и т.п.
- CRM – модуль, по-новому решающий вопрос эффективности взаимоотношений с клиентами. Единая клиентская база, полная автоматизация процесса продаж, а также удобный органайзер, чтобы ничего и никогда впредь не было забыто или отложено в долгий ящик.
Сокращая время на стандартные операции и переводя их в автоматический режим, вы увеличите количество полезных действий в ту же единицу времени, а значит будете более продуктивно расходовать ресурсы, как денежные, так и человеческие.
По данным с http://ruli24.ru/blog/optimizaciya-raskhodov-na-predpriyatii/
Как уменьшить расходы на мобильную связь: советы экспертов
Но как бы то ни было, руководители всегда стремятся сэкономить на данной статье расходов. В последнее время для подобных целей все чаще прибегают к организации IP-телефонии. В короткие сроки это решение позволяет сократить затраты на связь до 90%.
Расходы на телефонную связь в бюджете компании
Сегодня ни одно предприятие, будь оно мелкое или крупное, не может существовать без телефонии и Интернета. По результатам опросов исследовательской компании Gartner Group, российские предприятия тратят на телекоммуникационные услуги от 0,64 до 3,87% от оборота.
Телефонная связь составляет значительную часть бюджета. В основном это касается компаний с call-центрами и с разветвленной сетью офисов. Небольшие фирмы тратят на телефонную связь в среднем от 15-ти тысяч рублей в месяц (абонентская плата и звонки).
Затраты компаний средней величины достигают 50–100 тысяч рублей, а крупных предприятий — нескольких сотен тысяч рублей. В связи с этим многие организации задумываются о переходе на виртуальную телефонию.
Откажитесь от аналоговой связи в пользу IP-телефонии
Если верить статистике российских провайдеров, предоставляющих услуги IP-телефонии, уменьшить расходы на связь с их помощью удается большинству клиентов. В процентном соотношении это выглядит примерно так:
- 21,4% компаний отметили сокращение расходов более чем на 50%;
- 17,9% организаций смогли уменьшить траты на 30–50%;
- 32,1% — снизили затраты на связь на 20–30%;
- 14,1% — сократили расходы на 10–15%.
Выделим основные преимущества IP-телефонии перед аналоговой и мобильной связью.
Стоимость исходящих междугородных звонков может быть снижена в 3–5 раз, а международных — до 30 раз, в зависимости от направления. Например, в среднем минута разговора с Германией обойдется всего в 70 копеек, с США — в 90 копеек, с Италией — в 50 копеек, с Китаем — в 1 рубль. При этом звонки внутри корпоративной сети всегда будут бесплатными, вне зависимости от расположения филиалов: в другом регионе или другой стране.
Если в среднем сотрудники тратят на телефонные переговоры с филиалом около 60-ти минут в день, то месячные расходы на телефон при аналоговой связи составят около 6-ти тысяч рублей, а при использовании интернет-телефонии — всего 2 с небольшим тысячи.
Масштабируемость и мобильность. Виртуальная телефония легко подстраивается под нужды бизнеса — количество телефонных линий можно увеличивать или уменьшать самостоятельно, в любой момент времени, без вызова специалиста. Все это происходит в считанные минуты. Подключить услуги интернет-телефонии можно с сохранением старого номера.
Превосходное качество связи и широкие возможности для бизнеса. Качество связи при использовании интернет-телефонии никак не зависит от расстояния, никаких проблем или перебоев со связью не возникает. IP-телефония — это высокотехнологичное решение, которое открывает перед владельцами бизнеса разнообразные возможности:
- организация на сайте онлайн-приема звонков с помощью специального сервиса;
- благодаря многоканальным номерам телефон никогда не будет занят для клиента;
- широкие возможности интеграции с любым другим программным обеспечением;
- возможность организации call-центра по очень низкой цене;
- отслеживание эффективности любых рекламных кампаний;
- голосовое меню, автосекретарь и интеллектуальная переадресация;
- возможность организации вебинаров, видео- и аудиоконференций;
- доступ к любым статистическим данным в рамках использования телефонной связи, полный контроль за расходами.
Выбирайте лучшие условия
На сегодняшний день в России существует около 400 провайдеров телекоммуникационных услуг, но совсем немногие могут похвастаться предоставлением услуг высочайшего качества и при этом доступными ценами. Среди надежных провайдеров стоит отметить компании «Межрегиональный ТранзитТелеком» («МТТ»), «Ростелеком» и ТТК.
Еще один способ оптимизации — передача всех телекоммуникационных услуг в руки одного оператора. Сегодня провайдеры интернет-телефонии предлагают для корпоративных клиентов весьма выгодные пакетные решения, которые не только сокращают расходы на связь, но и упрощают документооборот и отчетность.
Подключите виртуальную АТС и ведите учет расходов на связь
Виртуальная АТС — это услуга для бизнеса, которая позволяет заменить аналоговую АТС и даже организовать call-центр.
Для того чтобы все переговоры фиксировались в едином биллинговом отчете, необходимо настроить переадресацию всех звонков из филиалов в головной офис. Таким образом, все исходящие звонки будут идти только из центрального офиса. Только с помощью этого шага расходы на связь можно уменьшить в 10 раз.
Подбирайте выгодный тариф
Как ни странно, одним из наиболее простых способов сокращения расходов является пересмотр тарифного плана. Ведь многие компании переплачивают за связь только потому, что не интересуются, подходит ли им существующий тариф.
Другой немаловажный аспект — квотирование внеслужебных и других звонков с корпоративных номеров — к примеру, запрет на звонки на телефонные номера, которых нет в специальном списке, или ограничение доступа к междугородной и международной связи для тех, кому он не нужен во время работы.
Можно также подключить тариф для более выгодных звонков по разным направлениям.
Пользуйтесь услугами аутсорсинговых компаний
В некоторых случаях оптимальным решением для сокращения расходов становится обращение в аутсорсинговые компании. К примеру, это касается тех организаций, которым требуются услуги call-центра. Организация собственного call-центра, как известно, дело дорогостоящее. Прибегнув к услугам аутсорсинговой компании, вы сократите расходы вдвое и при этом сможете повысить прибыль на 15–20%.
Если вы хотите сократить расходы на связь, то вам просто необходимо перейти на интернет-телефонию, с помощью услуг которой вполне реально достигнуть высоких показателей экономии.
Главное условие при этом — сделать правильный выбор в пользу провайдера, имеющего весомый опыт в работе, выгодно зарекомендовавшего себя на рынке, а также предоставляющего качественную связь и сервис.
По данным с https://www.pravda.ru/navigator/sokrashchenie-raskhodov-na-svjaz.html
Как разумно оптимизировать корпоративные расходы на персонал
2015 год, очевидно, будет непростым. Для многих компаний актуально сейчас сокращение затрат, в том числе на персонал. Как подойти к сокращению расходов на сотрудников разумно, рассказывает наш эксперт Анна Агашкова.
Во-первых, разумно оптимизировать штат позволяет оптимизация процессов компании, когда они пересматриваются с точки зрения упрощения, ускорения и удешевления. Работа с процессами предполагает также и такой положительный «побочный эффект», как снижение информационной нагрузки на персонал.
Экономии ресурсов способствует и SMART-оптимизация штата, когда кадровый состав состоит из:
- постоянных работников (тех, которые трудятся весь год);
- «повременщиков» (тех, кого привлекают на сезонные пики);
- «аутсорсеров» (тех, которые делают не типичные для компании работы, требующие экспертизы), и оплата за такие работы идет не от времени, а от результата, и компания также экономит на налогах на заработную плату;
- «сотрудники по вызову» (когда на простые разовые работы привлекаются дешевые исполнители, например, из студентов);
- сотрудники home office, работа которых не требует их постоянного присутствия в офисе, и для них достаточно зон коворкинга (в этом случае мы экономим на аренде офисных площадей);
- рабочих смен со смещенными графиками, что позволяет одни и те же офисные площади использовать на 2 состава работников.
Хорошим потенциалом к оптимизации располагает фонд оплаты труда, так как его доля в общих расходах на персонал в среднем составляет от 76 до 94%.
Фонд оплаты труда (ФОТ) включает в себя несколько частей:
- Постоянное вознаграждение (оклады).
- Переменное вознаграждение (премии, связанные с результативностью и качеством труда).
- Доплаты и надбавки.
А теперь давайте рассмотрим варианты повышения эффективности системы вознаграждения персонала:
Например, можно выделить следующие группы должностей:
- «критичные»,
- «ключевые»,
- «важные»,
- «легко замещаемые».
2. Далее нужно определиться с уровнем вознаграждения для каждой категории должностей с учетом заработных плат на рынке труда.
Например:
- для «критичных» должностей компания может установить размер вознаграждения на уровне верхней границы, существующей на рынке труда,
- для «ключевых» должностей – на 10 – 15% выше среднего уровня зарплат,
- для «важных» – на среднем уровне зарплат,
- для «легкозаменяемых» – на 10% ниже среднерыночного уровня зарплат.
3. Следующим шагом может быть сдвиг пропорций постоянной и переменных частей ФОТ в сторону увеличения удельного веса премиальной части. И при этом полезно пересмотреть актуальность ключевых показателей результативности сотрудников на их соответствие стратегии компании.
4. Далее нужно увязать общий премиальный фонд с ключевым финансовым показателем компании. Растет этот показатель – увеличивается и «пирожок» для персонала. Уменьшается – «худеет» и фонд премирования.
А сам фонд премирования должен распределяться пропорционально:
- категориям должностей,
- результативности сотрудников.
Крупные премии должны выплачиваться только тем должностям, которые действительно влияют на бизнес-результат (увеличивают выручку или сокращают затраты, влияют на развитие компании).
5. Оптимизировать можно и «твердую» часть вознаграждения. Это реализуется через установление диапазонов оплаты труда и правил пересмотра постоянной части вознаграждения с учетом значимости должностей, результативности и компетентности сотрудников.
Снижая затраты на оплату труда для легкозаменяемых должностей до минимально необходимого уровня, компания тем самым высвобождает дополнительные возможности для стимулирования небольшого количества критически важных сотрудников.
Например, можно сократить расходы, связанные с оплатой компанией тех льгот, которыми сотрудники в итоге не воспользовались. И сделать это можно через:
- монетизацию льгот, когда компания заменяет физическое предоставление льгот денежной компенсацией по факту оплаты сотрудником,
- внедрение «принципа кафетерия», когда сотрудники могут выбрать то, что им действительно нужно и ценно,
- разделение расходов, когда сотрудники часть льготы оплачивают сами (например, пенсионные программы, фитнес и медицинское обслуживание).
Хорошо также работает адресное распределение льгот – с учетом категорий должности и результативности конкретных сотрудников. Наиболее увесистые социальные пакеты должны иметь те, кто делает наибольший вклад в бизнес-результаты. А оплату транспортных расходов и расходов на связь должны получать только те сотрудники, работа которых связана с регулярным перемещением и переговорами.
Сокращение статусных льгот (например, отказ топ-менеджеров от личного водителя, переход на билеты эконом-класса и т.д.) – это отличный внутренний PR курса компании на экономию на примере первых лиц.
По данным с https://probusiness.io/management/352-kak-razumno-optimizirovat-raskhody-na-personal-rekomendacii-anny-agashkovoy.html
Мероприятия по оптимизация расходов предприятия и снижение себестоимости
Когда сумма полученная от выручки равна сумме постоянных и переменных затрат, то предприятие находится в точке безубыточного производства.
Конечно, пребывание в точке безубыточности лучше, чем оказаться ниже ее. Но нужно стремиться к лучшему, и мы будем стремиться преодолеть точку безубыточности в положительную сторону.
Как это не банально, но организация обязательно должна работать с прибылью, по таким причинам:
- невозможно гарантировать безубыточную деятельность компании на ощутимом отрезке времени, так как не всегда удается неожиданные расходы сразу перекрыть соответствующими доходами;
- если организация обеспечивает безубыточность, с трудом сводя концы с концами, а расходы имеют тенденцию к превышению доходов, то со временем эту фирму ожидает неминуемое банкротство;
- компания должна непременно развиваться, а для этого нужны свободные средства или источники прибыли;
- учредители и акционеры рассчитывают на получение в установленные сроки дивидендов, которые могут выплачиваться только из чистой прибыли;
- если счет прибылей и убытков компании не имеет положительного сальдо, трудно рассчитывать на результативное финансовое взаимодействие с партнерами и контрагентами.
Антикризисный менеджмент, оптимизация расходов предприятия
Если фактически ситуация иная, то необходимо принимать самые срочные меры по выходу из критического положения. Для минимизации возникновения неприятных неожиданностей каждая организация систематически планирует свои доходы и расходы. Обычно годовую смету увязывают с решением краткосрочных и долгосрочных программ, вытекающих из поставленных целей и решаемых на данном отрезке времени задач.
В хорошо организованной компании обязательным является еженедельное подведение бухгалтерией итогов деятельности.
Составляя смету организации, не следует забывать возможные затраты, в том числе на:
- закупку нового оборудования и поддержание имеющегося в работоспособном состоянии;
- оплату сырья, расходных материалов, быстро изнашивающихся и малоценных предметов;
- выплату заработной платы;
- приобретение энергоносителей;
- содержание или аренду помещений, зданий, сооружений и транспорта;
- обеспечение складских и охранных мероприятий, а также погрузочно-разгрузочных работ;
- перечисление налогов и других обязательных платежей;
- рекламу, связь, командировки и проведение аудиторских проверок;
- оплату услуг банков и других кредитно-финансовых учреждений.
Еще 10—15% планируемых на год затрат необходимо предусмотреть в позиции «неучтенные расходы».
Хорошо продуманная смета (годовой бюджет) создает определенную стабильность в работе, даже если приходится ее корректировать в связи с изменениями окружающей обстановки.
Этапы работы со сметой
Анализ принятых на себя обязательств с учетом потребностей в сотрудниках, материальных ресурсах, рабочих системах и средствах обработки информации, услугах других организаций и т.п. Сбор необходимых исходных данных и систематизация накопленной информации с использованием опыта последних периодов.
Анализ и редактирование подготовленного проекта сметы с учетом проверки его реальности, сезонных колебаний предложения и спроса, срока оформления соответствующих документов и продвижения финансовых средств, соответствия принятым в организации требованиям и действующему законодательству.
Утверждение руководством окончательного варианта или его исправление по сделанным замечаниям.
Исполнение утвержденного бюджета и контроль над отклонениями или нарушениями. Этот важный этап предусматривает:
- тщательный учет фактических доходов и расходов;
- систематическое наблюдение за непредвиденными изменениями до того, как их количество перейдет в качество и создаст серьезную проблему;
- обеспечение сохранности документов: первичных, бухгалтерского учета и отчетности, безналичных средств и наличности, балансового и забалансового имущества;
- выявление ошибок или упущений, которые не следует скрывать, а напротив, принципиально на них реагировать и оперативно устранять.
Тщательное выполнение описанного выше, исключение излишеств, спонтанных и неучтенных расходов позволяют минимизировать затраты и снижать себестоимость готовой продукции.
Дополнительным мощным источником снижения себестоимости может служить периодический анализ хозяйственной деятельности организации с целью изыскания резервов повышения производительности труда путем:
- совершенствования технологий и используемых технологических процессов производства продукции;
- рационализации организационной структуры, штатного расписания, системы управления и должностных обязанностей;
- повышения квалификации исполнителей на всех уровнях и их заинтересованности в результатах своего труда, а также личной ответственности;
- создания эффективной системы стимулирования сотрудников, как морального, так и материального.
Снижению себестоимости производимой компанией продукции также способствует исключение ненужных расходов путем грамотной организации делопроизводства на рабочих местах.
Оптимизируйте затраты
Решение может находиться в следующих направлениях:
- Прямое снижение издержек производства за счет поиска внутренних ресурсов (например, сокращение управленческих расходов и штатов, снижение материальных затрат, повышение производительности труда и т.п.).
- Относительное снижение издержек производства (главным образом в части условно-постоянных затрат) за счет увеличения объемов производства продукции. При этом на единицу готовой продукции будут затрачиваться существенно меньшие средства.
Проведение грамотных маркетинговых исследований для формирования конкурентоспособных предложений с целью стимулирования повышения объема закупок постоянными клиентами и привлечения новых покупателей.
Рассчитывая затраты, необходимые и достаточные для старта нового дела, как правило, выбирают вариант, требующий наименьших капитальных вложений. Суммируя стоимость разработки проекта, строительства сооружений, закупки и монтажа оборудования, отработки технологии и т.д., принимают наиболее дешевые технические решения.
При этом даже не задумываются (и, тем более, не подсчитывают), во что эти решения обойдутся впоследствии, как это отразится на уровне эксплуатационных расходов. Главное — минимизировать первоначальные затраты.
Бизнесмен обязан выбирать оптимальное решение обязательно с учетом необходимых капитальных вложений и требуемых эксплуатационных расходов. Народная мудрость гласит: «Скупой платит дважды».
Это особенно актуально для бизнесменов, у которых недостаточно продуманное и плохо просчитанное решение может оказаться непоправимо разорительным. И напротив, предусмотрительный, расчетливый взгляд в будущее обеспечивает многолетнее поступление прибыли.
По данным с http://bizkiev.com/content/view/498/205/
Оптимизация работы транспорта: методы и решения логистики
Основная задача, которая стоит перед менеджерами организации в данном аспекте, это снижение затрат на перевозки без потери их качества. Про планирование логистических процессов было рассказано в отдельной статье.
Рассмотрим основные типы издержек, характерных для процесса перевозки сырья, готового товара или персонала:
- Затраты на погрузку/разгрузку, а также доставку товара в торговую точку.
- Расходы на эксплуатацию, текущий и капитальный ремонт ТС.
- Топливные затраты.
- Оплата труда водителей, механиков, экспедиторов.
- Уплата налогов, пошлин, таможенных сборов.
- Затраты на проезд по платным автодорогам.
Оптимизация транспортной работы необходима при неконтролируемом росте описанных издержек. Процесс оптимизации транспортных расходов на предприятии начинается с анализа текущей логистической стратегии и сбора рекомендаций по ее коррекции.
Анализу подвергаются такие аспекты транспортной системы предприятия:
- способ перемещения грузов;
- выбор типа транспортного средства и его конкретной модели;
- подбор компании-перевозчика и прочих логистических посредников;
- схема расположения складских терминалов компании.
Для эффективных изменений логистический отдел должен выработать «дорожную карту» и согласовать ее с руководством и финансовым подразделением.
Приоритетные задачи, которые должны быть решены в ходе оптимизации процессов транспорта:
- развитие МТБ предприятия. Основной упор нужно делать на максимальную автоматизацию трудоемкой работы;
- своевременное обновление и капитальное обслуживание парка транспортных средств;
- внедрение автоматизированных логистических систем, способных предоставлять сводные данные обо всех перевозках за требуемый период. И также система должна предоставлять детализацию по каждой отдельной поездке.
В рамках «оздоровления» логистического направления предприятия нужно придерживаться таких мер, которые не скажутся на безопасности груза или пассажиров, соблюдении времени прибытия-отбытия, увеличении времени простоя на этапе погрузки/разгрузки.
Как оптимизировать транспортную работу предприятия
Существует три основных направления, нововведения в которых обеспечат снижение затрат на перевозку грузов и пассажиров:
- Выбор оптимальных ТС: эксплуатационные характеристики транспортного средства формируют уровень затрат на транспорт. Важно, чтобы в парке компании были негабаритные модели для перевозок в пределах населенного пункта;
- Подбор оптимально расположенных разгрузочно-погрузочных пунктов: склады нужно анализировать не только по уровню удобства подъезда/погрузки, но и по степени удаленности поставщиков;
- Анализ целесообразности владения собственным парком ТС: этот аспект актуален для субъектов малого бизнеса. Логистическое подразделение должно сопоставить затраты на владение собственным парком с расценками на услуги транспортных фирм.
Этот план имеет, как правило, общую конфигурацию вне зависимости от типа предприятия:
- Постановка задачи перед группой менеджеров логистического отдела;
- Координация межведомственной работы, издание директив и регламентов, регулирующих взаимодействие между подразделениями;
- Внедрение единых показателей эффективности работы для отделов, связанных с логистикой;
- Привлечение топ-менеджмента для эффективной коммуникации между отделами и формирования отчетной документации;
- Делегирование полномочий, назначение группы работников, отвечающих за достижение плановых показателей.
После того как данные управленческие решения будут реализованы, нужно избрать эффективную методику оптимизации управления транспортными системами.
Основные методы снижения транспортных расходов
Например, широко используются такие методы оптимизации транспортных процессов:
- «Метод северо-западного угла»: используется для решения исключительно транспортных задач. Транспортная таблица перебирается от самого левого столбца верхней строки. В таблицу вписываются максимальные значения, при которых не будут превышены возможности поставщика и потребности покупателя. Описываемый метод не принимает в расчет такой ключевой фактор, как стоимость доставки;
- «Метод Фогеля»: по этому методу для каждого столбца ТТ(транспортной таблицы) нужно вычислить разницу между двумя наименьшими тарифами;
- Метод минимальных затрат: логист записывает отгрузку в те ячейки, которые имеет наименьший тариф на перевозку.
Данные методы реализованы в рамках CRM-системы «1С: Предприятие». Расчет транспортных задач можно вести в автоматическом режиме, активируя различные подстройки в программной оболочке.
«Метод коммивояжера» позволяет моделировать маршрут так, чтобы водитель не делал «крюков» или без надобности не проезжал по одной локации несколько раз.
Использование автоматизированных логистических систем
Предприятие с развитым логистическим направлением в своей деятельности обязано использовать программные решения, которые помогут отслеживать информацию о перевозках и формировать на ее основе базы данных с возможностью выгрузки Exel или другие программы.
Такое ПО должно иметь следующий функционал:
- обработка заявок на перевозку;
- подбор транспортного средства с учетом характеристик груза;
- формирование ТТН, иной сопроводительной документации;
- расчет стоимости перевозку.
Автоматизированные системы должны состоять не только из программного обеспечения, но и трекеров, которые передают текущее положение автомобиля, данные о расходе топлива, времени в пути, соблюдении режима труда и отдыха.
По данным с https://arprime.ru/optimizacia/transportnye-processy-i-rashody-predpriatia